E-Mail-Archivierung

E-Mail als Mittel zum Abschluss von Geschäften wird immer wichtiger. Damit zählt eine E-Mail als Handelsbrief und ist daher revisionssicher zu archivieren. Der Managed Service von Pallas entlastet Sie von der Aufbewahrungspflicht.

Revisionssichere Archivierung von E-Mails

Jährlich versenden wir in Deutschland 732,2 Milliarden E-Mails. Trotz alternativer Kommunikationswege und dem Vormarsch von Collaboration-Plattformen verzeichnet die E-Mail damit ein Wachstum von jährlich 17 %. Darin enthaltene Informationen und Wissen sind für viele Unternehmen durch die dezentrale Ablage nicht nutzbar. 

Studien zeigen, dass 94,1 % der deutschen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und somit der Archivierungspflicht unterliegen. Für die Unternehmen ist die E-Mail damit eine organisatorische und technische Herausforderung. Gepaart mit den rechtlichen Aspekten gibt es keine Alternative zur E-Mail-Archivierung.

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Ihre Vorteile

Revisionssicher

Revisionssichere, unveränderliche Archivierung mit einer einstellbaren Aufbewahrungsfrist.

Sicher

Sicher gehostet in deutschen Rechenzentren.

DSGVO-konform

DSGVO-konform in deutschen Rechenzentren durch einen deutschen Betreiber.

Rechtssicher. Einfach. Schnell. - Managed Service mit den Pallas-Experten

Das muss die Basis Ihrer E-Mail-Archivierung sein:

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Rechtliche Hintergründe

Mit dem Schreiben vom 14. November 2014 zu den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ hat das Bundesfinanzministerium dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltungen an IT-geschützte Prozesse zu stellen sind. Die GoBD lösen die bisher gültige BoBS und die GDPdU ab.

Wann bin ich von der Pflicht betroffen?

Angebote, Rechnungen etc. versenden Unternehmen in der heutigen Zeit üblicherweise per E-Mail. Damit übernehmen E-Mails die Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefs und sind entsprechend GoBD aufbewahrungspflichtig.

Die E-Mail ist ein originär elektronisches Dokument, das elektronisch Eingang ins Unternehmen findet.

Aus den beiden Punkten „Handels- bzw. Geschäftsbrief“ und „Elektronisches Dokument“ ergibt sich die Pflicht, E-Mails ausschließlich elektronisch aufzubewahren.

Ausnahme: Dient die E-Mail als reines Transportmittel für eine elektronische Datei (wie z. B. Rechnung) und beinhaltet keine weiteren steuerrelevanten Informationen, muss die E-Mail nicht gesondert aufbewahrt werden. Die E-Mail dient in diesen Fällen wie ein Umschlag. Die angehängte Datei unterliegt dann der Pflicht zur elektronischen Archivierung.

Ein Blick auf die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Das Inkrafttreten der DSGVO am 25. Mai 2018 stellt zusätzliche Anforderungen an den Datenschutz und den Umgang mit personenbezogenen Daten.

Wir haben Ihre sichere Lösung

Mit der E-Mail-Archivierung von Pallas als Managed Service Provider minimieren Sie Ihre Ausgaben und steigern gleichzeitig Ihre Performance. Unsere Lösung steht Ihnen nach einem kurzen Einrichtungsprozess sofort zur Verfügung. Geben Sie die Archivierung Ihrer E-Mails in unsere Hände. Wir übernehmen fortan den Betrieb und die Wartung der Services. So gewinnen Sie Zeit, um sich auf Ihre Kompetenzen zu konzentrieren.

Der vertrauensvolle Umgang mit Ihren Daten ist oberstes Gebot. Ihre sensiblen Unternehmensinformationen werden separat archiviert. Zwar sind wir für die Administration Ihres E-Mail-Archivs zuständig, doch wir haben keinen direkten Zugriff auf Ihre Daten. Die Datenhoheit liegt weiterhin in Ihren Händen. Durch eine Integration in Microsoft Outlook, Web Access oder über mobile Anwendungen ist der Zugriff auf archivierte E-Mails für Ihre Mitarbeiter zu jeder Zeit möglich.

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Mehr als Rechtssicherheit – 8 Gründe

Nicht nur Verträge in Papierform und Daten auf Ihrem Server sind geschäftskritische und unternehmensrelevante Informationen. Der Gesetzgeber zählt dazu auch die E-Mails. Sie sind nach rechtlichen Vorschriften verpflichtet, diese vollständig und über mehrere Jahre hinweg aufzubewahren.

Ein stetiges E-Mail-Aufkommen beeinträchtigt Ihre Performance und verlangsamt Suchzugriffe. E-Mails gehören zu den wichtigsten Wissensträgern im Unternehmen. Sie steuern zu großen Teilen die interne und externe Kommunikation und sind maßgeblicher Bestandteil relevanter Prozesse in Ihrem Unternehmen.

Oft verteilen sich E-Mails über verschiedene E-Mail-Server, Anwender-Rechner oder externe Anbieter. Mit einer E-Mail-Archivierung führen Sie alle E-Mails im Unternehmen zentral an einem Ort zusammen.

E-Mails beinhalten oftmals Informationen, die für Unternehmen von großer Bedeutung sind. Der Zugang zu Mailkonten ist für jeden Ihrer Mitarbeiter keine große Herausforderung, ebenso wenig das Löschen mit nur einem Mausklick – ob vorsätzlich, aus Versehen oder durch technische Probleme spielt hierbei keine Rolle. Gelöscht ist gelöscht. Ihr Unternehmen verliert auf diese Weise täglich wertvolle Informationen. Die Archivierung von E-Mails ist ein virtueller Safe, der Sie vor dem Datenverlust schützt.

Backups und aufwendige Restores werden durch die Archivierung von E-Mails vereinfacht. Mit nur einem Mausklick stellen Sie alte E-Mails wieder her.

Mithilfe der E-Mail-Archivierung werden Postfachbegrenzungen und die Auslagerung von E-Mails in PST-Dateien überflüssig. Nutzen Sie die frei gewordenen Kapazitäten auf Ihrem Server und steigern Sie somit die Effizienz Ihrer Prozesse.

Steigendes E-Mail-Volumen benötigt Speicherkapazität. Mit der Archivierung von E-Mails wird Ihr Speicher über Single Instance Storage reduziert. So stehen Ihnen notwendige Server- und Storage-Ressourcen wieder zur Verfügung.

Entlasten Sie Ihre IT. Die Archivierung von E-Mails als Managed Service erspart Ihnen hohe Investitionskosten. Sie brauchen weder neue Hardware anzuschaffen noch teure Software zu lizensieren. Durch monatliche und nutzungsabhängige Kosten behalten Sie den Überblick über Ihre Ausgaben, denn Sie zahlen ausschließlich für die Anzahl der angelegten Mitarbeiter mit eigenem Benutzerarchiv im Abrechnungsmonat.

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Als Pionier im Bereich Standardsoftware für E-Mail-Archivierung bieten wir unseren Kunden bereits seit 2006 eine einfache, sichere, flexible und skalierbare Technologie, um die rechtlichen Anforderungen rund um die langfristige Aufbewahrung und Nutzung der Informationsressource E-Mail zuverlässig umsetzen zu können.

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